TAPAHTUMAN JOHTAJAN PESTIKUVAUS
Pestin kesto: projektin ajan = tapahtuma valmisteluineen
Pestaaja: luotsi/ ikäva/ ohjelmajohtaja / hallitus
Tapahtuman johtajan tulee huolehtia, että seuraavat asiat on tehty. Joko hän tekee itse tai delegoi jollekulle toiselle.
Turvallisuus
– Huolehtia Suomen Partiolaisten Turvallisuusohjeiden ja Turvallisesti Yhdessä -ohjeen noudattamisesta
– Tehdä retken/tapahtuman turvallisuussuunnitelma ja valvoa sen toteutumista
– Tehdä retki-ilmoitus lippukunnanjohtajalle ja raportoida jälkikäteen
– Vastata siitä, että retkellä on riittävästi johtajia (turvallisuusohje)
– Varmistettava, että jokaisen tapahtumaan osallistujan ja huoltajan yhteystiedot on mukana tapahtumassa esim. kriisiviestinnän takia.
Partiotoiminta ja johtaminen
Vastata retken tai tapahtuman järjestämisestä sovitun mukaisesti
Huolehtia, että tapahtuma on partio-ohjelman mukainen
Johtaa tapahtumaa paikan päällä (tilapäisesti poistuessa pitää olla varahenkilö)
Staabin rekrytointi ja huolehtiminen, että staabi hoitaa tehtävänsä tapahtuman aikana sekä sitä valmistellessa ja sen jälkitöissä
Huolehtia, että tapahtuma on luotu Kuksaan ja että kaikki osallistumiset (myös saattajat ja staabi) kirjataan.
Viestintä
– Tapahtumamainoksen tekeminen 2 kk, hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja sen jakaminen tapahtumaan sopivissa kanavissa
– Kohderyhmän informointi / varmistus, että mainos on mennyt perille, n 1 vko tapahtumamainoksen jälkeen
– Tarkka tapahtumakirje n 1 vko ennen tapahtumaa, jossa varustus ym
– Staabin informointi väh. 2 vkoa ennen tapahtumaa ja sen aikana. Staabin kanssa sovittava, mikä on viestintäväline
– Yhteydenpito lippukuntaan päin. Lpkj:n / ohjelmajohtajan informointi.
– Valmistautuminen kriisiviestintään: miten viestiä kriisitilanteessa
– Valmistautuminen viestintään yllättävissä tapauksissa, jotka vaativat toimia, mutta eivät ole kriisejä
– Valmistautuminen yhteydenpitoon huoltajiin: miten viestiä huoltajille
– Kerätä palautetta osallistujilta, staabilta ja huoltajilta ja välittää sen asianosaisille/lpk:lle tms
Talous
– Tehdä budjetti, hyväksyttää se hallituksella ja seurata sitä
– Huolehtia, että osallistujilla on jäsenmaksu ja tapahtumamaksu maksettuina
– Huolehtia mahdollisten kohdeavustusten hakemisesta
Tuki, resurssit ja raportointi
– tukea saa retken/tapahtuman muilta johtajilta, luotsilta, ikävalta, ohjelmajohtajalta ja muulta hallitukselta
– pyydettäessä raportointi hallitukselle

PIIRIN TAI SP:N TAPAHTUMAN YHTEYSHENKILÖ
Vaatimukset: Mielellään henkilö, joka itse osallistuu tapahtumaan tekijänä tai saattajana

Pestin kesto: projektin ajan
Pestaaja: Ohjelmajohtaja tai hallitus
Yhteyshenkilön tulee huolehtia, että seuraavat asiat on tehty. Joko hän tekee itse tai delegoi jollekulle toiselle.
Viestintä
– Seurata tapahtuman viestintää ja toimia informaatiokanavana osallistujien ja järjestäjän välillä
– Välittää viestit ja mainostaa tapahtumaa
– Innostaa kohderyhmää osallistumaan
– Muokata tarvittaessa mainoksia lippukunnalle
– Yhteydenpito huoltajiin
– Yhteydenpito hallitukseen esim. kuljetuksen tai kustannusten vuoksi

Tehtävät
– Sopia etukäteen, miten osallistujat maksavat tapahtuman
– Huolehtia, että osallistujilla on jäsenmaksu maksettuna
– Huolehtia mahdollisten kohdeavustusten hakemisesta
– Selvittää hyvissä ajoin kuljetustarpeen ja järjestää kuljetuksen tapahtumaan
– Huolehtia, että kaikki osallistumiset (myös saattajat ja staabi) kirjataan Kuksaan.