Tässä ohjesäännössä määrätään kulukorvauslomakkeiden sekä ostolaskujen hyväksymis-, tarkastus- ja maksukäytännöistä. Lisäksi määrätään euromääräisistä hyväksymisrajoista.

Ohjesääntö tarkistetaan ja hyväksytään vuosittain uuden hallituksen järjestäytymiskokouksessa.

1. KULUKORVAUSLOMAKKEEN LAATIMINEN

Kulukorvauslomakkeella tarkoitetaan sähköisestä kululaskuportaalista löytyvää kulukorvauslomaketta, jolla jäsen voi laskuttaa yhdistyksen puolesta tekemiään hankintoja. Sähköiseen kululaskuportaaliin pääsee yhdistyksen nettisivujen kautta. Sähköisen kulukorvauslomakkeen www-osoite on kululasku.kime.fi. Samalla sähköisellä lomakkeella laskutetaan myös kilometri- ja matkakorvauksia.

Kulukorvauslomakkeen täyttää korvausta hakeva henkilö. Lomakkeeseen täytetään kaikki kululaskuportaalissa vaaditut yhteystiedot sivulta löytyvän ohjeistuksen mukaisesti. Lisäksi tulee täyttää muut lomakkeella pyydetyt tiedot eli mihin tapahtumaan, mitä ja mistä on ostettu. Nämä tiedot tulee täyttää ‘Laskun aihe’- ja ‘Lisätiedot’-kohtiin. Jos laskutat kilometrikorvauksia, täytä lomakkeen ‘Lisätiedot’-osioon henkilötunnuksesi tulorekisteri-ilmoitusta varten. Henkilötunnuksen voi toimittaa taloudenhoitajalle myös muulla tavalla, esimerkiksi tekstiviestillä. Tällöin lisätiedoissa mainitaan, miten henkilötunnus on taloudenhoitajalle toimitettu.

Kulukorvausta on haettava 30 vuorokauden kuluessa tapahtuman päättymisestä ellei toisin sovita taloudenhoitajan kanssa.

2. KULUKORVAUSLOMAKKEEN TARKASTUS- JA HYVÄKSYMISMENETTELY

Täytetty kulukorvauslomake tulee tarkastuttaa. Tarkastajalla tarkoitetaan 18-vuotta täyttänyttä yhdistyksen jäsentä, jolla on tieto määrittää kulujen oikeellisuus ja budjetinmukaisuus. Tällainen henkilö voi olla esimerkiksi tapahtuman johtaja tai ikäkausivastaava.

Varmistathan ennen kulukorvauslomakkeen tekemistä, että sinulla on lupa laskuttaa tapahtuman kuluja lippukunnalta. Voit varmistaa tämän esimerkiksi tapahtuman johtajalta.

Täytetty kulukorvauslomake lähetetään suoraan sähköisestä kululaskuportaalista ja lähettämisen jälkeen se tulee lippukunnan hallituksen tietoon. Laskun tarkastaa lippukunnan hallituksen jäsen, tai hallituksen erikseen määräämä tarkastaja. Lasku tarkastetaan sähköisessä kirjanpitopalvelussa painamalla ‘Tarkasta’ -painiketta kyseiselle sähköiselle kulukorvauslomakkeelle tai ostolaskulle.

Laskun tarkastajana tai hyväksyjänä ei voi olla jäävi henkilö. Jääviyden muodostaa esimerkiksi sukulaisuussuhde. Lisäksi kukaan ei tarkasta tai hyväksy omaa laskuansa. Taloudenhoitajalla on oikeus palauttaa puutteellisesti täytetyt lomakkeet korvauksen anojalle täydentämistä varten.

3. TOSITTEET

Jokainen kulukorvaus tulee todistaa tosittein. Tosite on ensisijaisesti myyjän antama kuitti tai  vastaava. Tällaisen puuttuessa tulee antaa vapaamuotoinen selvitys ja allekirjoittaa se. Tositteet ladataan sähköisen kulukorvauslomakkeen yhteyteen liitetiedostona tuetussa muodossa (jpeg tai pdf). Eli toisin sanoen skannaa tai ota kuva tositteesta.

Jos kuiteissa on omia ostojasi seassa, merkitsethän selvästi laskutettavat ostot siten, ettei tulkinnanvaraa jää. Tämän lisäksi laske laskutettavien ostojen yhteissumma ja kirjaa se ‘Lisätiedot’ -kohtaan. Tarvittaessa anna lisäselvitys laskutettavista ostoista sähköisen lomakkeen ‘Lisätiedot’ -kohdassa.

Matkakorvauksia anoessa tulee tositteeksi liittää matkalippu. Kilometrikorvauksista ei tositteita  synny, joten selvitä lomakkeella tai vapaamuotoisesti laaditulla liitteellä matkan tarkoitus,  ajankohta ja reitti. Lataa mahdollinen liite oikeassa muodossa tositteelle osoitettuun kohtaan.

4. KILOMETRI- JA MATKAKORVAUKSET

Kilometrikorvauksien suuruus on hallituksen vuosittain tässä ohjesäännössä vahvistama summa.  Vuonna 2022 kilometrikorvaukset noudattavat Uudenmaan Partiopiiri ry:n korvaussummia:

henkilöauto + kuljettaja 0,15€/km 

peräkärry +0,02€/km 

lisähenkilö +0,02€/km/hlö

5. EUROMÄÄRÄISET RAJAT KULUKORVAUSLOMAKKEIDEN JA OSTOLASKUJEN HYVÄKSYNTÄÄN

Summan ollessa korkeintaan 200.00€ voi taloudenhoitaja yksin hyväksyä ja panna laskun maksuun.

Summan ollessa yli 200.00€, mutta alle 500.00€, tulee lomakkeessa tai ostolaskussa olla yhden hallituksen jäsenen hyväksyntä.

Summan ollessa yli 500.00€ hyväksyy kulukorvauslomakkeen tai ostolaskun lippukunnanjohtaja.

Poikkeuksellisen suurien erien hyväksymisestä päättää yhdistyksen hallitus kokouksessaan  etukäteen.

6. KULUKORVAUKSIEN MAKSAMINEN

Kulukorvaukset maksetaan kahden viikon kuluessa siitä, kun se on lähetetty kululaskuportaalin kautta, ellei perusteltua syytä ole maksaa aikaisemmin. Tällainen syy voi olla esimerkiksi  ostolaskun eräpäivä tai erityisen suuri kulukorvaussumma.

7. ENNAKOT

Erillisellä anomuksella voi saada esimerkiksi tapahtuman muonittamiseen ennakkoa lippukunnalta.  Ennakkoa tulee anoa etukäteen taloudenhoitajalta. Liitä tällöin mukaan selvitys ennakkomaksun  perusteesta ja budjetti, sekä tili, jonne ennakko maksetaan.

Tapahtuman jälkeen tulee taloudenhoitajalle palauttaa kaikki kuitit, jotka ovat tositteita ja näin ollen selvittävät ennakon käytön.

Mahdollinen ylimääräinen ennakko tulee palauttaa viipymättä lippukunnalle.

8. S-BUSINESS KORTIT

Lippukunnalla on viisi kappaletta S-Business -maksukortteja. Kyseessä on luotollinen maksukortti, jolla voi maksaa ostoksia S-ryhmän toimipisteissä.

Näitä kortteja tulee käyttää ensisijaisesti kaikkia hankintoja tehdessä, sillä se yksinkertaistaa maksuliikenteen kokonaisvaltaista hallintaa.

Kortin saa lainaan, kun tapahtuman budjetti on hyväksytetty hallituksella tai pienissä tapahtumissa taloudenhoitajalla. Korttia ja siihen liittyvää pin-koodia tulee säilyttää huolella, eikä niitä saa luovuttaa eteenpäin ilman kortin lainaajan tai hallituksen jäsenen lupaa. Kadonneesta kortista tulee ilmoittaa taloudenhoitajalle välittömästi.

Korttien haltijat päätetään ja vahvistetaan vuosittain hallituksen järjestäytymiskokouksessa.

Kortin haltija selvittää kortilla tehdyt ostokset ensisijaisesti käyttämällä mobiilisovellusta ja henkilökohtaisia tunnuksiaan. Toissijaisesti selvityksen voi antaa WhatsApp-viestillä taloudenhoitajalle. Selvitys tulee antaa viikon kuluessa ostosta, kuitenkin viimeistään kalenterikuukauden loppuun mennessä. Selvitys annetaan seuraavassa muodossa:

”Tapahtuma tai miksi on ostettu / Ostajan nimi”

eli esimerkiksi ”Karhukololle vessapaperia / Mikko Mänty”

tai vaikkapa ”Pikkudinojen retkiruokaa / Pirjo Pelto”

Tällä varmistetaan kulujen oikeellisuus. Kyseinen menettely vastaa normaalia tarkastusmenettelyä. Kuitteja ei tarvitse säästää tai toimittaa taloudenhoitajalle.

9. MYYMINEN LIPPUKUNNAN NIMISSÄ

Lippukunnan nimissä myydessä tulee aina olla hallituksen lupa myynnille. Yksittäinen ryhmä ei siis esimerkiksi saa myydä lippukunnan nimissä, ellei tämä tee selväksi, että tuotot menevät yksittäiselle ryhmälle.

Pyynnöstä asiakkaalle on kirjoitettava kuitti. Kuitissa tulee mainita seuraavat tiedot:

  • Myyjän nimi: Kirkkonummen Metsänkävijät ry
  • Y-tunnus: 0934820-6
  • Mitä tuotetta on myyty ja montako kappaletta
    • Yksikköhinta ja kokonaishinta
    • Alv-kanta, joka meillä on aina 0,00%
  • Päiväys

10. MOBILEPAY MYSHOPIN JA KANNETTAVAN MAKSUPÄÄTTEEN KÄYTTÖ

Lippukunnan jäsenillä on mahdollisuus tehdä myyntiä myös kannettavalla maksupäätteellä tai MobilePayn MyShop-sovelluksen avulla. MyShop-myyntinumeroita ja kannettavia maksupäätteitä voi pyytää taloudenhoitajalta. MyShopilla ja maksupäätteellä tehtävään myyntiin pätee samat periaatteet kuin edellisessä kohdassa 9 mainitut periaatteet lippukunnan nimissä tehtävään myyntiin.

_______________________________________________________________

Ohjesääntö laadittu 10.11.2019 / Pauli Palo, taloudenhoitaja

Ohjesääntö hyväksytty 24.11.2019 / Vaalikokous

Ohjesääntö hyväksytty 10.01.2021 / Hallitus

Ohjesääntö päivitetty ja hyväksytty 1.2.2022 / Hallitus