TAPAHTUMAN JOHTAJA
Pestin kesto: projektin ajan = tapahtuma valmisteluineen
Pestaaja: luotsi/ ikäva/ ohjelmajohtaja / hallitus
Tapahtuman johtajan tulee huolehtia, että seuraavat asiat on tehty. Joko hän tekee itse tai delegoi jollekulle toiselle.
Turvallisuus
– Huolehtia Suomen Partiolaisten Turvallisuusohjeiden ja Turvallisesti Yhdessä -ohjeen noudattamisesta
– Tehdä retken/tapahtuman turvallisuussuunnitelma ja valvoa sen toteutumista
– Tehdä retki-ilmoitus lippukunnanjohtajalle ja raportoida jälkikäteen
– Vastata siitä, että retkellä on riittävästi johtajia (turvallisuusohje)
– Varmistettava, että jokaisen tapahtumaan osallistujan ja huoltajan yhteystiedot on mukana tapahtumassa esim. kriisiviestinnän takia.
Partiotoiminta ja johtaminen
– Vastata retken tai tapahtuman järjestämisestä sovitun mukaisesti
– Huolehtia, että tapahtuma on partio-ohjelman mukainen
– Johtaa tapahtumaa paikan päällä (tilapäisesti poistuessa pitää olla varahenkilö)
– Staabin rekrytointi ja huolehtiminen, että staabi hoitaa tehtävänsä tapahtuman aikana sekä sitä valmistellessa ja sen jälkitöissä
– Huolehtia, että tapahtuma on luotu Kuksaan ja että kaikki osallistumiset (myös saattajat ja staabi) kirjataan.
Viestintä
– Tapahtumamainoksen tekeminen 2 kk, hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja sen jakaminen tapahtumaan sopivissa kanavissa
– Kohderyhmän informointi / varmistus, että mainos on mennyt perille, n 1 vko tapahtumamainoksen jälkeen
– Tarkka tapahtumakirje n 1 vko ennen tapahtumaa, jossa varustus ym
– Staabin informointi väh. 2 vkoa ennen tapahtumaa ja sen aikana. Staabin kanssa sovittava, mikä on viestintäväline
– Yhteydenpito lippukuntaan päin. Lpkj:n / ohjelmajohtajan informointi.
– Valmistautuminen kriisiviestintään: miten viestiä kriisitilanteessa
– Valmistautuminen viestintään yllättävissä tapauksissa, jotka vaativat toimia, mutta eivät ole kriisejä
– Valmistautuminen yhteydenpitoon huoltajiin: miten viestiä huoltajille
– Kerätä palautetta osallistujilta, staabilta ja huoltajilta ja välittää sen asianosaisille/lpk:lle tms
Talous
– Tehdä budjetti, hyväksyttää se hallituksella ja seurata sitä
– Huolehtia, että osallistujilla on jäsenmaksu ja tapahtumamaksu maksettuina
– Huolehtia mahdollisten kohdeavustusten hakemisesta
Tuki, resurssit ja raportointi
– tukea saa retken/tapahtuman muilta johtajilta, luotsilta, ikävalta, ohjelmajohtajalta ja muulta hallitukselta
– pyydettäessä raportointi hallitukselle