Retkien-/tapahtumanjohtajan muistilista

  • Tapahtumien osallistumismaksut tulee pääsääntöisesti kierrättää lippukunnan tilin kautta
    • Perusteluna tälle on, että näin toiminnan todellinen laajuus näkyy mm. taustayhteisöillemme myös tilinpäätöksessä
  • Laadi suunnittelemastasi tapahtumasta budjetti
    • Budjetti = yksinkertainen arvio menoista ja tuloista
  • Toimita budjetti lippukunnan hallitukselle tai rahastonhoitajalle
  • Budjettia vastaan saat viitenumeron, jolla kaikki osallistumismaksut tulee maksaa lippukunnan tilille
  • Määrittele myös eräpäivä maksulle, tähän hyvä nyrkkisääntö on pienillä tapahtumilla noin yksi viikko ennen tapahtumaa, isoissa tapahtumissa hieman enemmän, noin pari viikkoa
  • Kun eräpäivä on mennyt, kerro paljonko osallistujia on, eli paljonko maksuja tilille pitäisi olla tullut. Rahastonhoitaja tarkistaa maksut ja toimittaa sinulle listan tulleista maksuista.
    • Tarkista puutteet ja tarvittaessa muistuta osallistujaa tai huoltajaa maksamaan maksu!
  • HUOM! Osallistujille ja huoltajille on hyvä kertoa, että rahastonhoitajalla on oikeus vapauttaa jäsen osin tai kokonaan osallistumismaksusta taloudellisista syistä johtuen. Vapautusta/alennusta tulee anoa kirjallisesti hyvissä ajon ennen tapahtumaa sähköpostitse rahastonhoitaja(at)kime.fi

Kulukorvauksista yleisesti

  • Löydät kulukorvauslomakkeen osoitteesta klikkaamalla tästä
    • Korvauksia maksetaan vain ja ainoastaan lomakkeella tehtyjen anomusten perusteella!
  • Lomakkeen voi täyttää tietokoneella tai selkeällä käsialalla
  • Nido kaikki kuitit lomakkeen oikeaan takakulmaan kiinni
  • Muista allekirjoittaa lomake!
  • Tarkastuta kulukorvauslomakkeesi esimerkiksi tapahtuman johtajalla tai ikäkausivastaavalla
    • Tarkastajan tulee jotenkin kyetä varmentamaan kulujen budjetinmukaisuus ja oikeellisuus
  • Palauta lomake paperisena kuitteineen rahastonhoitajalle tai jollekin hallituksen jäsenelle viimeistään 14 vuorokauden sisällä kulujen syntymisestä!
    • Lomakkeet käsitellään ja laitetaan maksuun viimeistään viikon sisällä, jos se on palautettu rahastonhoitajalle oikein täytettynä
    • Muille hallituksen jäsenille palautetuissa lomakkeissa voi kestää hieman pidempään, noin kaksi viikkoa

Kilometri- ja matkakorvauksista

  • Kilometri- ja matkakorvauksia anotaan samalla lomakkeella kuin muitakin kulukorvauksia
  • Oman auton käytöstä voi hakea kilometripohjaista korvausta lippukunnalta
  • Korvauksen saamisen ehtona on, että auton käyttö on jotenkin lippukunnalle hyödyllistä
    • Esimerkiksi kesäleirin kaluston kuljetuksesta voit hakea korvausta
    • Omia matkoja tapahtumiin ei pääsääntöisesti korvata!!!
  • Kilometrikorvauksien perusteena on Uudenmaan Partiopiirin käyttämät summat
    • henkilöauto + kuljettaja   0,15€ / km
    • jokainen lisähenkilö +0,02€ / km
    • peräkärry +0,05€ / km
  • Jos samassa autossa on useita matkustajia, korvaukseen on oikeutettu ainoastaan ajoneuvon kuljettaja
  • Matkakorvauksia voidaan myöntää julkisella liikenteellä tehdyistä matkoista
    • Liitä tällöin lomakkeeseen tosite ostamistasi matkalipuista ja selvitys matkan tarkoituksesta

S-Business -kortti

  • Lippukunnalla on kolme S-Business -maksukorttia, jotka toimivat kuten tavallinen luottokortti
  • Kortti kelpaa maksuvälineenä kaikissa S-ryhmän toimipaikoissa
  • Kortin saat lainaksi, kun olet toimittanut hallitukselle budjetin tapahtumasta tai muutoin selvittänyt luotettavasti aikomasi hankinnat
  • Kaikki kortilla tehdyt ostokset tulee selvittää välittömästi tapahtuman jälkeen rahastonhoitajalle
    • Mitä ostettu, mistä, milloin, mihin tapahtumaan
  • HUOM! S-ryhmästä ostettaessa tulee pääsääntöisesti käyttää näitä kortteja!!!

Ennakot

  • Jos olet järjestämässä isoa tapahtumaa tai esimerkiksi muonittamassa kesäleiriä, voit anoa lippukunnalta ennakkoa hankintoihin
    • Lähetä rahastonhoitajalle selvitys, mihin aiot ennakkoa käyttää, tarvittava summa sekä tilinumero, jolle ennakko maksetaan
  • Tapahtuman jälkeen sinun tulee selvittää syntyneet kulut ja toimittaa niistä tositteet eli kuitit
    • Jos rahaa jäi yli, tulee se selvityksesi pohjalta palauttaa välittömästi lippukunnalle

Rahastonhoitaja?

  • Rahastonhoitaja vastaa lippukunnan talouden käytännön asioista
  • Ole siis rohkeasti yhteyttä, jos kaipaat apua mihin vaan, mihin liittyy raha jotenkin!
  • Rahastonhoitajan tavoitat nyt ja aina sähköpostilla osoitteesta rahastonhoitaja(at)kime.fi
  • Vuonna 2019 rahastonhoitajana toimii Pauli Palo, puh. 0400 226098
  • Vararahastonhoitajana toimii Mikko Juntunen

Tiliyhteys

  • Lippukunnan tili on Nordeassa, tilinumero FI71 1449 3000 1015 51