Tässä ohjesäännössä määrätään kulukorvauslomakkeiden sekä ostolaskujen hyväksymis-, tarkastus- ja maksukäytännöistä. Lisäksi määrätään euromääräisistä hyväksymisrajoista.

Ohjesääntö tarkistetaan ja hyväksytään vuosittain uuden hallituksen järjestäytymiskokouksessa.

KULUKORVAUSLOMAKKEEN LAATIMINEN

Kulukorvauslomakkeella tarkoitetaan yhdistyksen nettisivuilta löytyvää lomaketta (liite 1), jolla jäsen voi laskuttaa yhdistyksen puolesta tekemiään hankintoja. Samalla lomakkeella laskutetaan myös kilometri- ja matkakorvauksia.

Kulukorvauslomakkeen täyttää korvausta hakeva henkilö. Lomake tulee allekirjoittaa omakätisesti palautustavasta riippumatta. Lomakkeelta tulee löytyä kaikki pyydetyt yhteystiedot. Lisäksi tulee täyttää muut lomakkeella pyydetyt tiedot eli mihin tapahtumaan, mitä ja mistä on ostettu.

Jos laskutat kilometrikorvauksia, täytä lomakkeen yläkulmaan myös henkilötunnuksesi tulorekisteri-ilmoitusta varten.

Kulukorvausta on haettava 30 vuorokauden kuluessa tapahtuman päättymisestä ellei toisin sovita rahastonhoitajan kanssa.

KULUKORVAUSLOMAKKEEN TARKASTUS- JA HYVÄKSYMISMENETTELY

Täytetty kulukorvauslomake tulee tarkastuttaa. Tarkastajalla tarkoitetaan 18-vuotta täyttänyttä yhdistyksen jäsentä, jolla on tieto määrittää kulujen oikeellisuus ja budjetinmukaisuus. Tällainen henkilö voi olla esimerkiksi tapahtuman johtaja tai ikäkausivastaava.

Kulukorvauslomakkeella tulee aina olla tarkastaja.

Tarkastettu kulukorvauslomake palautetaan rahastonhoitajalle tositteineen ensisijaisesti paperisena. Jos tämä ei ole mahdollista, tulee lomake ja tositteet toimittaa pdf-muotoisena tiedostona sähköpostitse.

Laskun tarkastajana tai hyväksyjänä ei voi olla jäävi henkilö. Jääviyden muodostaa esimerkiksi sukulaisuussuhde. Lisäksi kukaan ei tarkasta tai hyväksy omaa laskuansa.

Rahastonhoitajalla on oikeus palauttaa puutteellisesti täytetyt lomakkeet korvauksen anojalle täydentämistä varten.

TOSITTEET

Jokainen kulukorvaus tulee todistaa tosittein. Tosite on ensisijaisesti myyjän antama kuitti tai vastaava. Tällaisen puuttuessa tulee antaa vapaamuotoinen selvitys ja allekirjoittaa se.

Tositteet nidotaan kulukorvauslomakkeen taakse oikeaan yläkulmaan takapuolelle.

Jos kuiteissa on omia ostojasi seassa, korostathan yliviivaustussilla laskutettavat ostot JA lasket niiden yhteissumman.

Matkakorvauksia anoessa tulee tositteeksi liittää matkalippu. Kilometrikorvauksista ei tositteita synny, joten selvitä lomakkeella tai vapaamuotoisesti laaditulla liitteellä matkan tarkoitus, ajankohta ja reitti.

KILOMETRI- JA MATKAKORVAUKSET

Kilometrikorvauksien suuruus on hallituksen vuosittain tässä ohjesäännössä vahvistama summa. Vuonna 2019 kilometrikorvaukset noudattavat Uudenmaan Partiopiiri ry:n korvaussummia

                      henkilöauto + kuljettaja0,15€/km

                      peräkärry+0,02€/km

                      lisähenkilö+0,02€/km/hlö

EUROMÄÄRÄISET RAJAT KULUKORVAUSLOMAKKEIDEN JA OSTOLASKUJEN HYVÄKSYNTÄÄN

Summan ollessa korkeintaan 200.00€ voi rahastonhoitaja yksin hyväksyä ja panna laskun maksuun.

Summan ollessa yli 200.00€, mutta alle 500.00€, tulee lomakkeessa tai ostolaskussa olla rahastonhoitajan lisäksi yhden hallituksen jäsenen hyväksymismerkintä.

Summan ollessa yli 500.00€ hyväksyy kulukorvauslomakkeen tai ostolaskun rahastonhoitajan lisäksi kaksi hallituksen jäsentä yhdessä TAI lippukunnanjohtaja yksin.

Poikkeuksellisen suurien erien hyväksymisestä päättää yhdistyksen hallitus kokouksessaan etukäteen.

KULUKORVAUKSIEN MAKSAMINEN

Kulukorvaukset maksetaan kahden viikon kuluessa siitä, kun se on saapunut rahastonhoitajan tietoon, ellei perusteltua syytä ole maksaa aikaisemmin. Tällainen syy voi olla esimerkiksi ostolaskun eräpäivä tai erityisen suuri kulukorvaussumma.

ENNAKOT

Erillisellä anomuksella voi saada esimerkiksi tapahtuman muonittamiseen ennakkoa lippukunnalta. Ennakkoa tulee anoa etukäteen rahastonhoitajalta. Liitä tällöin mukaan selvitys ennakkomaksun perusteesta ja budjetti, sekä tili, jonne ennakko maksetaan.

Tapahtuman jälkeen tulee rahastonhoitajalle palauttaa kaikki kuitit, jotka ovat tositteita ja näin ollen selvittävät ennakon käytön.

Mahdollinen ylimääräinen ennakko tulee palauttaa viipymättä lippukunnalle.

S-BUSINESS KORTIT

Lippukunnalla on viisi kappaletta S-Business -maksukortteja. Kyseessä on luotollinen maksukortti, jolla voi maksaa ostoksia S-ryhmän toimipisteissä.

Näitä kortteja tulee käyttää ensisijaisesti kaikkia hankintoja tehdessä, sillä se yksinkertaistaa maksuliikenteen kokonaisvaltaista hallintaa.

Kortin saa lainaan, kun tapahtuman budjetti on hyväksytetty hallituksella tai pienissä tapahtumissa rahastonhoitajalla. Korttia ja siihen liittyvää pin-koodia tulee säilyttää huolella, eikä niitä saa luovuttaa eteenpäin ilman kortin lainaajan tai hallituksen jäsenen lupaa. Kadonneesta kortista tulee ilmoittaa rahastonhoitajalle välittömästi.

Korttien haltijat päätetään ja vahvistetaan vuosittain hallituksen järjestäytymiskokouksessa.

Korteilla tehdyt ostot tarkastetaan ja hyväksytään seuraavalla tavalla: se henkilö, jolta kortti on lainattu, kertoo rahastonhoitajalle

  • mihin tapahtumaan
  • millä summalla
  • mistä kaupasta
  • milloin

kortilla on tehty ostoksia. Tällä varmistetaan kulujen oikeellisuus. Kuitteja ei tarvitse säästää tai toimittaa rahastonhoitajalle.

MYYMINEN LIPPUKUNNAN NIMISSÄ

Lippukunnan nimissä myydessä tulee aina olla hallituksen lupa myynnille. Yksittäinen ryhmä ei siis esimerkiksi saa myydä lippukunnan nimissä, ellei tämä tee selväksi, että tuotot menevät yksittäiselle ryhmälle.

Pyynnöstä asiakkaalle on kirjoitettava kuitti. Kuitissa tulee mainita seuraavat tiedot:

  • Myyjän nimi: Kirkkonummen Metsänkävijät ry
  • Y-tunnus: 0934820-6
  • Mitä tuotetta on myyty ja montako kappaletta
    • Yksikköhinta ja kokonaishinta
    • Alv-kanta, joka meillä on aina 0,00%
  • Päiväys

_____________________________________________________________________________

Ohjesääntö laadittu 10.11.2019 / Pauli Palo, rahastonhoitaja

Ohjesääntö hyväksytty 24.11.2019 / Vaalikokous